Una línea de variación, tres sobrecostos, tres responsables
«Se pasó del presupuesto» no destraba un desembolso. El inspector del prestamista compara la solicitud con el desglose de valores (schedule of values) del expediente del préstamo, y ese desglose solamente cambia cuando alguien lo cambia. El socio hace una pregunta más directa: ¿de quién es esta plata? Los dos necesitan la variación separada por causa antes de que el número signifique algo.
Por eso nosotros clasificamos cada sobrecosto en dos ejes. El primero es la causa, que le dice qué tipo de evento contractual es. El segundo es la base de precio (precio fijo, costo más honorario o costo más honorario con precio máximo garantizado), que le dice quién tenía ese tipo de riesgo cuando se firmó el contrato. Si lee un solo eje, algunas de esas líneas van a terminar asignadas a la parte equivocada.
Clasificar por la causa
Un cambio pedido por el dueño es el caso limpio. El dueño pidió un trabajo distinto: mover una pared, agregar un aparato sanitario, un acabado que los planos nunca mostraron. La suma y el plazo del contrato se ajustan con un change order (orden de cambio), y lo paga el dueño. Lo que casi nadie mira es lo que pasa después. El change order se firma antes del trabajo, tiene que entrar al desglose de valores antes de que alguien pueda cobrar contra él, y si cae en la ruta crítica gasta holgura con la que el resto de la obra estaba contando.
Una variación de asignación (allowance) parece igual de sencilla y no lo es, por eso tiene su propia sección más abajo.
Una condición oculta o distinta corre por su propia cláusula. La prueba de qué califica, el aviso y la documentación del trabajo enterrado están en nuestra página sobre condiciones ocultas. Aquí va un solo dato, porque el reporte de variaciones depende de él. Bajo la sección §3.7.4 de AIA A201-2017, el contratista avisa de una condición oculta o desconocida antes de alterarla y a más tardar 14 días después de observarla por primera vez. Ese es el plazo de AIA. Otros contratos escriben el suyo, y un contrato residencial puede no escribir ninguno, lo cual es peor, porque entonces nadie acordó cuándo vence el derecho a ajustar.
Un error de estimado o de compra es nuestro. Si el alcance de trabajo se podía ver en el recorrido, o estaba en los planos que cotizamos, y nuestro número no lo incluyó, en un precio fijo la diferencia la absorbemos nosotros. Lo mismo con un subcontratista que llega por encima de la cifra que llevábamos para ese oficio. A veces al dueño le presentan estos casos como órdenes de cambio con una historia de descubrimiento. La pregunta que los separa es si un estimador competente, leyendo los mismos documentos, lo habría cotizado.
El alza de precio de materiales entre la cotización y la compra es riesgo del contratista en un precio fijo, salvo que el contrato traiga una cláusula de escalamiento de precios. Si la trae, la cláusula lo decide todo: qué la activa, qué documentos prueban el alza, si tiene tope y si funciona en las dos direcciones. Si no la trae, la nueva lista de precios del proveedor es problema del contratista, haga lo que haga el mercado.
Los vacíos de diseño son donde más se discute. El precio se armó sobre un juego de planos. La revisión de planos regresa pidiendo un ensamblaje con resistencia al fuego, más estructura en una abertura, un detalle que los planos nunca mostraron, y ahora el trabajo permitido es más grande que el trabajo cotizado. Quién paga depende de quién aportó el diseño. Un dueño que contrató al arquitecto y le entregó un juego de planos al contratista para cotizar no está en el mismo lugar que un dueño que compró diseño y construcción juntos en un solo contrato. Lo gobierna la forma en que el acuerdo reparte la responsabilidad del diseño, y quien lo lee es el abogado. Nosotros le decimos qué cláusula importa. No le decimos cómo la leería un tribunal.
El trabajo que exige el código y aparece en la inspección se divide igual. Si los planos lo mostraban y en la obra se construyó mal, la corrección le toca al contratista. Si el inspector exige algo que ni los planos ni el alcance describieron nunca, regresa a la pregunta de responsabilidad del diseño. El aviso de corrección no le dice cuál de los dos casos tiene delante. Alguien tiene que ponerlo al lado de los planos aprobados.
¿Quién paga cuando una obra se pasa del presupuesto?
Lo deciden juntas la causa del sobrecosto y la base de precio del contrato. Los cambios que pide el dueño y los excesos sobre una asignación los paga el dueño. En un precio fijo, los errores de estimado y el alcance visible al cotizar los paga el contratista. Una condición oculta mueve precio y plazo solamente por la cláusula del contrato, y solamente si el aviso entró a tiempo.
El error que más vemos en los reportes de variación es una sola columna. Un dueño que trata cada sobrecosto como culpa del contratista pierde credibilidad en los que sí son del contratista, porque el reporte los mezcla con costos que el dueño escogió.
Lo contrario pasa igual de seguido. Un contratista que archiva un hueco de estimado como condición oculta apuesta a que nadie lo va a comparar con las notas del recorrido. Escriba la categoría en cada línea, con la cláusula por la que corre, y la discusión se reduce a las líneas donde la categoría de verdad está en disputa.
Lo que compra una asignación bajo AIA A201-2017
Es la cláusula peor entendida en la mayoría de las obras, y mueve más dinero del que aparenta.
Bajo la sección §3.8.2 de AIA A201-2017, una asignación cubre el costo para el contratista de los materiales y equipos entregados en la obra, más los impuestos requeridos, menos los descuentos comerciales. Eso es todo lo que cubre. Los costos del contratista por descargar y manejar en la obra, la mano de obra, la instalación, los gastos generales y la ganancia de esas partidas van dentro de la Suma del Contrato (Contract Sum), no dentro de la asignación. Después, la §3.8.2.3 ajusta la Suma del Contrato por orden de cambio por la diferencia entre el costo real y la asignación.
Siga eso a través de una selección. El dueño escoge un porcelanato por encima de la asignación. La diferencia en el costo entregado es del dueño y llega como change order. La mano de obra del contratista para instalar el piso ya estaba en la Suma del Contrato, así que no se mueve.
Ahora el dueño escoge una piedra más pesada, un porcelanato de gran formato o un aparato que necesita un refuerzo que la pared nunca iba a tener. La instalación cambia: otra base, otro método de colocación, más manos para moverlo, un rendimiento más lento. Bajo esa estructura la mano de obra adicional no es una variación de asignación, porque la mano de obra nunca estuvo en la asignación. Es un cambio en el trabajo y se cotiza como tal, con su propio efecto en el plazo. Un dueño que aprueba la selección pensando que la cuenta de la asignación lo cubre está aprobando un segundo change order que nadie ha escrito todavía.
Muchos contratos residenciales no son formularios AIA. Algunos definen la asignación como solo material, otros como asignación instalada con la mano de obra incluida, y otros no la definen. Antes de discutir una selección, lea qué definición usa su contrato. Si la asignación describía un grado de material desde el principio es otro problema, y lo cubre nuestra página sobre la oferta más baja.
¿El exceso sobre una asignación incluye la mano de obra extra de instalar algo más caro?
Bajo AIA A201-2017, no. La asignación cubre el costo del material entregado en la obra más los impuestos requeridos, menos descuentos comerciales. El manejo, la mano de obra, la instalación, los gastos generales y la ganancia van en la Suma del Contrato. Si una selección cambia la instalación, eso es un cambio en el trabajo y se cotiza aparte. Un contrato que no es AIA puede definirlo distinto.
Eso convierte la reunión de selecciones en un evento de precio. Cuando una selección cambia peso, formato o base, nosotros cotizamos el cambio de instalación junto con la diferencia de material, para que el dueño apruebe las dos cosas a la vez y no se encuentre la mano de obra una semana después.
En una obra financiada pesa doble, porque la diferencia de material y el cambio de instalación pueden caer en líneas distintas del desglose de valores, y el inspector va a buscar cada una donde le corresponde.
La base de precio dice quién tenía cada riesgo
En un precio fijo (suma global), el contratista carga su propio riesgo de estimado, de compra y de productividad, y también el alza de materiales salvo que una cláusula de escalamiento diga otra cosa. El dueño carga los cambios, las variaciones de asignación y lo que la cláusula de condiciones ocultas le devuelva. Ese reparto es lo que el dueño pagó dentro del número.
En un contrato de costo más honorario (cost-plus), el dueño paga el costo real del trabajo más un honorario, así que casi toda categoría de sobrecosto le llega al dueño, incluido el error de estimado, porque no había un estimado fijo que fallar. Con el contratista se queda lo que la definición de costo reembolsable del contrato deje por fuera, que con frecuencia incluye corregir su propio trabajo defectuoso. En un cost-plus, esa definición es el verdadero reparto del riesgo. Léala antes que cualquier otra cosa.
Un precio máximo garantizado (GMP) es costo más honorario con techo. Dentro del techo, el contratista por lo general lleva una contingencia propia para errores de compra, huecos de alcance entre oficios y la fricción normal de construir. Fuera del techo, el dueño lleva una contingencia para sus propios cambios y para lo que el GMP excluyó. El costo por encima del techo que ninguna orden de cambio movió es del contratista. El ahorro por debajo va adonde lo mande el contrato: se devuelve o se reparte.
La trampa del GMP es tratar el techo como fijo. Se mueve por orden de cambio con cada cambio del dueño, cada ajuste de asignación y cada condición oculta que la cláusula deje pasar. El GMP protege contra los riesgos del contratista. Los del dueño siguen siendo del dueño.
Lo que cada categoría pone en marcha después
Clasificar por causa es la mitad del trabajo. Cada categoría también le hace algo al desembolso, a la contingencia y a la holgura, y eso es lo que de verdad preguntan el prestamista y el socio.
Un sobrecosto del lado del dueño cambia la suma del contrato, y el desglose de valores cambia con ella. La orden de cambio aprobada tiene que llegar como línea nueva o ajustada antes de que un inspector pueda verificar trabajo contra ella, y solo entonces entra al cronograma de desembolsos. Un sobrecosto del lado del contratista no toca la suma del contrato, pero dentro de un GMP puede vaciar la línea de contingencia del contratista, y un prestamista que ve esa contingencia achicarse con media obra por delante va a preguntar por qué.
La contingencia del dueño debe liberarse contra categorías con nombre. Nosotros la manejamos como el análisis de inversión ata la contingencia a riesgos con nombre: cada solicitud de liberación dice a qué riesgo responde y bajo qué cláusula.
El plazo sigue la misma clasificación. Un cambio del dueño que alarga la ruta crítica debe llevar su ajuste de plazo dentro de la misma orden de cambio que lo cotiza. Una orden de cambio que resuelve el costo y no dice nada de los días puede leerse después como si hubiera resuelto las dos cosas, y la discusión sobre quién es dueño del atraso arranca desde un documento que parece terminado.
- La categoría de la causa, escrita en la línea y no supuesta
- La cláusula por la que corre el ajuste: cambios, asignaciones, condiciones ocultas, escalamiento o responsabilidad del diseño
- El número de la orden de cambio, o la razón por la que no hay ninguna porque el costo se queda con el contratista
- La línea del desglose de valores contra la que cobra, nueva o ajustada
- Su efecto en el plazo del contrato, dicho por escrito, aunque el efecto sea ninguno
Una variación escrita para aguantar las preguntas
Un reporte de variaciones armado así se lee distinto para quien financia la obra. En un proyecto de inversión o reposicionamiento el socio ve qué sobrecostos salieron de decisiones de los dueños y cuáles del número del contratista, y puede exigirle a cada lado su parte. En mejoras capitales que se reportan a una junta, el acta puede dejar asentado por qué se movió una reserva sin que nadie tenga que reconstruir las razones meses después.
También cambia la conversación con nosotros. Cuando la categoría y la cláusula están en la línea, las únicas disputas que quedan son las reales, y son tan pocas que se resuelven con la obra todavía abierta y los registros frescos.
Si usted está por firmar un contrato y quiere que las definiciones de asignación, la cláusula de escalamiento y la base de precio se lean contra el alcance antes del primer desembolso, solicite una propuesta y recorremos la obra y los documentos con usted.